#041 Das Elend mit der Periodisierung Teil II – Die besten Methoden für dich und deinen Führungsalltag

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Speaker 1 [00:00:02] Hallo ihr Lieben da draußen hier ist wieder Keyboards, der Podcast vorne mit Verena Kim Ich freue mich sehr, dass du ihr heute wieder mit an Bord seit heute Folge 41 und damit Teil 2 meiner ganz ganz kleinen Priorisierung Serie Titel der heutigen Folge das viele mit der Priorisierung Teil 2 die aus meiner Sicht besten Wege es besser zu machen. Zunächst Asche auf mein Haupt, dass sie eine Woche warten musste. Doch augenscheinlich bin auch ich nur ein Mensch und mein Kopf manchmal ein Sieb, was dann zur Folge hatte, dass mir tja, Folge 41 letzte Woche terminlich durch die Lappen gegangen ist. Aber jetzt ist sie da. Folge 41 und damit Teil 2 zum leidigen Thema Priorisierung. Nachdem ich in der mittlerweile vorletzte Woche darüber gesprochen habe, was man bei diesem Thema alles falsch machen kann und ich habe euch ja damals, damals vor zwei Wochen die 8 größten Fehler mitgebracht, geht es heute darum, euch die ein oder andere Idee mit auf den Weg zu geben, wie ihr besser durch den Priorisierung Dschungel finden könnt. Wenn ihr bei dieser Folge einsteigt, empfehle ich euch kurz auf Stopp zu drücken und euch bitte erst Folge 40 anzuhören, denn dann ergibt das tatsächlich mit Folge 41 für euch auch wirklich Sinn. Also los, steigen wir ein. Was kann also helfen oder dabei unterstützen, dass es uns leichter fällt, Prioritäten zu setzen? Vorab sei gesagt, dass es so viele, brutal viele Methoden gibt. Jede einzelne hat ihre Berechtigung und nicht die eine ist besser als die anderer. Weißt du, es kommt wie so oft im Leben einfach nur darauf an, welche am besten zu dir und zu deinem Tagesablauf passt und vor allen Dingen welche von denen, die am besten von der Hand gehen, welche, die am leichtesten fallen. Ich werde auch jetzt nicht alle im Detail vorstellen, weil es dauert fürchterlich lange und dann wird es wahrscheinlich auch furchtbar langweilig. Trotzdem möchte ich euch die gängigsten ganz, ganz kurz wenigstens erwähnt wissen, dass ich mal gehört habe und ihr die Chance habt, noch mal nach zu googeln, was mit den einzelnen Methoden inhaltlich gemeint ist. Bist du bereit? Gut, dann legen wir los. Es gibt die sagenumwobene ABC Methode, die sicherlich jeder von euch kennt. Wir haben die Alpen Methode. Wir haben die Eisenhauer Methode, das Pareto Prinzip. Es gibt die klassische to do Liste, nicht das eine ABC Methode. Was anderes wäre als eine to do Liste nur in a, b c Aufgaben unterteilt. Es gibt eine Defilee oder ein Ei Zivilehe Modell. Wir haben das Thema Getting Things Done sehr moderne Geschichte, die aber sich auch in vielen Punkten mit den anderen ähnelt. Wir haben die klassische Smart Methode, wo es primär darum geht, auch Ziele zu definieren und wir haben die 10 10 10 Methode, dass man nur so eine kleine Handvoll an klassischen Schlagwörtern oder Überschriften zu einzelnen Zeitmanagement oder Priorisierung Methoden. Und wie schon erwähnt, jede dieser Methoden gibt es mit einer ausführlichen Beschreibung bei Google, denn alles einzeln zu erläutern würde heute schlicht und ergreifend zu weit führen. Wie ist denn dann das weitere Programm für heute? Kann ich dir sagen, ich habe dir ein paar Methoden. Ich glaube, es sind drei oder maximal vier mitgebracht, die ich selber nutze und auch den anderen Tipp nach links und rechts dieser ganzen Geschichte. Kommen wir mal zum Punkt eins oder zu etwas, was ich mir über die letzten Jahrzehnte tatsächlich schon angewöhnt habe. Ich nutze ein ganz klassisches Journal. Mit einem Journal meine ich ein ganz normales Notizbuch. Ich habe das in den A4, indem ich zum einen alles Wichtige aus Terminen, Besprechungen und zum anderen finden sich darin auch immer meine To do Listen. Und bei meiner To do Listen wechsle ich zwischen Tages to do Listen und Wochen to do Listen. Und wenn er mich jetzt fragt Na ja, wann nutzten du die Tage to do Liste, wann die Wochen Schule ist? Ich kann euch das gar nicht so genau sagen. Es ist manchmal einfach eher ein Gefühl, abhängig davon, wie viel ich um die Ohren habe und wie es mir gerade auch geht. Bin ich chaotischer im Kopf, habe ich das Gefühl, mir entgleiten die Dinge. Heißt Ich bin weniger aufgeräumt im Kopf. Dann gehe ich tatsächlich rein und schreibe mir täglich auf, was ich tun möchte. Es ist etwas ruhiger. Oder sind es einfach auch Aufgaben, von denen ich weiß, die kommen erst in den nächsten Wochen und Monaten zum Tragen? Dann mache ich eine wöchentliche To do Liste. Also wirklich, dass ich mich montags hinsetze oder freitagabends. Und die Folge Woche plane. Und wichtig ist vielleicht auch noch zu wissen, dass ich nicht nur meine Arbeitszeit plane, sondern ich plane mir auch ein wenig Sport mache, wann ich frei habe. Also auch einfach kleine Auszeiten für mich. Und das ist etwas, was ich dir gerne quer so als kleinen Ratschlag in Anführungsstrichen mit rein geben möchte. Wir neigen als arbeitende Menschen mal so dazu, unsere Arbeitszeit zu priorisieren und zu verplanen, aber planen uns keine Phasen ein. Für uns, für Familie, für Sport, für Ruhephasen, für Freunde, für was auch immer. Von daher findet sich auf meinte du Listen, gerade auf den wöchentlichen auch immer so ein bisschen das Wo ist mein Freiraum an diesem Hund, dass ich das einfach für mich plane und auch dadurch ein bisschen entspannter sein kann? Das zweite, was ich immer tue, ist, dass ich meine Aufgaben Projekte immer auch zeitlich bewerte. Ja, richtig gehört. Ich schreibe hinter meine Aufgaben, wie lange diese in etwa in Anspruch nehmen werden und vor allen Dingen auch natürlich, bis wann sie fertig sein sollen. Des Weiteren bewerte ich dabei wiederkehrende Aufgaben zeitlich immer wieder neu. Und es liegt einfach daran, weil kein Tag wie der andere ist und vor allen Dingen, weil es mir auch nicht immer gleich gut geht. Es kann also sein, dass ich für meine Buchhaltung mal eine, aber vielleicht auch mal zwei Stunden brauche. Es kommt eben auch immer darauf an, wie gut meine Konzentrations und Leistungsfähigkeit an dem ein oder anderen Tag ist, ob ich tausend andere Dinge im Kopf habe, wie es mir gesundheitlich geht, was für Sorgen ich habe und so weiter und so fort. Weil klar ist einfach Wir haben jeden Tag unterschiedliche Belastungen, Gefühle mal fühlen uns jeden Tag einfach auch unterschiedlich. Von daher kann es gut sein, dass du gerade Aufgaben, von denen du glaubst Ach komm, die gehen mir leicht von Hand, die muss ich ja immer wieder kaputt machen. Da plane ich immer nur eine Viertelstunde für ein oder eine halbe Stunde. Dass das die sind, die dich dann irgendwann echt Zeit kosten, weil du einfach nicht genau geguckt hast. Bin ich in der Konstitution der Verfassung? Ist das Umfeld so, dass ich diese Aufgabe auch wieder in der gleichen Zeit tun kann? Wichtig ist mir auch noch zu sagen, dass ich mir für größere Aufgaben, zum Beispiel für Konzepte, für Ausarbeitungen, für die Vorbereitung von Workshops immer ein bis zwei Tage Puffer, Zeiten bis zum Abgabetermin einplanen, manchmal sogar eine Woche. Und das mache ich vor allen Dingen auch dann, wenn ich auf die Zuarbeit Dritter angewiesen bin. Und gerade dieses auf Zuarbeit Dritter angewiesen zu sein, das wird euch im angestellten Modus wahrscheinlich auch in eurer Führungsaufgabe ganz, ganz oft so gehen. Ihr habt eine Schnittstellen Thematik, ihr müsst auf Zuarbeit warten oder ihr müsst liefern was auch immer. Von daher plant euch bitte Puffer Zeiten ein zum Abgabetermin, damit ihr auch einfach noch einrechnen könnt. Hey, was fehlt denn vielleicht noch? Und wenn ich vom Puffer spreche sind wir schon bei Punkt 3 planen die Puffer Zeiten ein. Es ist jetzt, ich weiß ich wiederhole mich, aber es ist wichtig. Vor allem wenn du, wie schon gesagt, großen umfangreiche Aufgaben zu erledigen hast. Planst du zu knapp. Dann kommst du in Hektik und Stress. Und es muss wirklich nicht sein. Ein ganz probates Mittel kann übrigens auch sein, dass du dir freie Zeit in deinem Kalender blogs und zwar nicht nur einfach mit einer Farbe oder dem Hinweis keine Termine. Das habe ich in meinem letzten Anstellungsverhältnis auch so gemacht. Blöd war nur, dass das der Assistentin meines Chefs und der des Vorstands total egal war. Und schwups hatte ich Termine an Stellen, wo eigentlich gar keine geplant waren. Gib also deinen freien Zeit Slots einen wichtigen Namen. Ja, auch wenn es nur Fake ist, steht nämlich eine echte und wichtig wirkende Timeline mit einem Termin. Dann kommt auch niemand in Versuchung, dich einfach zu verplanen. Zumindest wird man dich vorher fragen und du kannst dann bitte, bitte, bitte ganz entspannt mit nö, das passt mir leider nicht antworten. Der vierte Punkt für heute ist ja wie triffst du eigentlich Entscheidungen über deine Priorisierung? Also es fängt ja schon damit an, sich zu fragen Wie entscheide ich denn eigentlich, was sehr wichtig ist und was nicht? Und wenn du vor lauter Bäumen Wald nicht mehr siehst, dann kann zu versuchen mit der 10 10 10 Methode Licht ins Dunkle zu bringen. Frag dich, welche Auswirkung für oder gegen eine Aufgabe diese Entscheidung in 10 Stunden, 10 Tagen und 10 Wochen haben wird. Und vor allen ist es wichtig, in deine Überlegungen auch mit einzubeziehen. Wer noch an dieser Entscheidung mit dranhängt. Für mich persönlich ist das eine wirklich gute, schnelle und effektive Methode, die ich selber gerne anwende. Du kannst die Zeitfenster auch anpassen. Du kannst auch auf 10 Tage, 10 Wochen, 10 Monate gehen. Letztendlich ist es egal und natürlich ist es eine sehr ich nenne es mal etwas triviale Methode. Nichtsdestotrotz ist es wirklich gut, wenn so viel da ist und du welches Gefühl hast. Verdammte Axt, es ist alles total wichtig und ich weiß überhaupt nicht wo und wann da zumindest schon mal so ein bisschen besseres Gespür dafür zu kriegen, was du wann wie bis wann brauchst. Und dann erklärt sich auch danach die Entscheidung zwischen A, A, B oder C. Ja. Ich wollte es eigentlich nicht tun, ich habe es doch getan aus dem ganz einfachen Grund, weil die nächste Methode eine ist, die gerade in der Führung sehr wichtig sein kann oder zumindest Eigenschaften hat, die in der Führung gut brauchen können. Und das ist die Eisenhauer Methode. Und auch wenn sich diese Eisenhauer Methode etwas verstaubt anhört, so kann gerade diese für dich als Führungskraft ein wirklich guter und gangbarer Weg sein. Und ich habe mich so ein bisschen mit dem Wording innerhalb der Matrix beschäftigt und dieses Wording etwas verändert. Und das werdet ihr vielleicht merken, wenn ihr euch diese beim Hören oder nach noch einmal ansieht, bei Google, im Internet oder wo auch immer. Die Eisenbahn Matrix unterteilt Aufgaben in die Kategorien unwichtig und wichtig sowie dringend und nicht dringend. Bewertest du eine Aufgabe als nicht dringend und unwichtig, dann heißt es Weg damit, nicht tun. Nicht anfassen, nicht machen. Einfach weg. Ablage P ist eine Aufgabe, nicht dringend, aber wichtig. Dann Planer dieser Aufgabe terminieren sie entsprechend. Setze dir Puffer Zeiten, da sind sie wieder und oder delegiere dieser Aufgabe. Stellst du aber fest, dass eine Aufgabe wichtig und dringend ist, hat diese immer erste Priorität. Es ist quasi wie Gefahr im Verzug heißt nimm dieses zu du diese Aufgabe sofort in Angriff und in der Regel kannst du Aufgaben mit einem so hohen Wichtigkeit gerade nicht delegieren, sondern kannst sie ausschließlich selbst erledigen. Und zu guter Letzt haben wir die Kombination dringend, aber weniger wichtig. Das sind Aufgaben, die du zur Not selber tun kannst. Besser aber ist es, diese zeitnah und rechtzeitig zu delegieren. Und genau dieses kleine, aber doch so wichtige Wörtchen delegieren ist der Grund, warum ich überhaupt über die Eisenhauer Methode spreche. Delegation ist für euch in der Führung unerlässlich. Aus zwei Gründen Der erste Grund ist, dass es euch selbst entlastet und der zweite Grund ist, dass Delegation, wenn sie richtig und gut gemacht ist, die Eigenverantwortung im Team stärkt und vor allen Dingen eure Mitarbeitenden motiviert und mehr sinnstiftend für die einzelnen Aufgaben. Doch das kann nur dann der Fall sein und Delegation kann nur dann für beide Seiten gewinnbringend sein, wenn du zum einen weißt, wer welche Fähigkeiten, Kompetenzen und Stärken besitzt, um diese Aufgabe zu bearbeiten. Und zum anderen musst du bereit sein, loszulassen, zu vertrauen und klar und deutlich zu kommunizieren, was du erwartest und bis wann. Zu guter Letzt und das ist wirklich nur eher ein kleiner Hinweis als die Erläuterung dieser Methode, weil die einfach so, so ich sage mal herausfordernd umfassend ist, dass sie mir jeden Rahmen gesprengt hätte. Nichtsdestotrotz möchte ich sie euch gerne mit auf den Weg geben. Das ist die Getting Things Methode, eine Methode von David L. Die wie schon gesagt herausfordernd ist, aber durchaus effektiv und effizient, aber nur dann, wenn du kontinuierlich und diszipliniert auch wirklich dran bleibst. Das im Übrigen gilt für alle Methoden. Also das habe ich schon zu so vielen anderen Themen in meinem letzten Podcast gesagt. Priorisierung und das in die Hand zu nehmen, besser machen zu wollen, hat was mit Veränderung zu tun. Veränderung von deinem Verhalten. Und wenn ihr jetzt hier rausgeht aus dem Podcast und euch sagt Okay, cool, ich probier mal die 10, 10, 10 Methode aus oder Eisenhauer oder ABC oder Pipe oder what ever. Und ihr denkt nach zwei Tagen. Nee, ist nicht so cool. Macht kein Spaß, funktioniert nicht, ist nur anstrengend. Dann könnt ihr aufhören. Doch dann verändern sich eben nix. Also wichtig ist, dass ihr dran bleibt. Und nur weil es irgendwie mal nicht geklappt hat oder ihr euch mal nicht dran gehalten habt oder was auch immer ihr bitte am nächsten Tag weitermacht oder eine andere Methode ausprobiert. Und Getting Things Done ist tatsächlich eine sehr coole Methode. Allerdings ist die echt wie gesagt sehr anspruchsvoll, kann aber, wenn man sie wirklich lange und kontinuierlich nutzt, zu einem wirklich richtig guten Game Changer werden. Gib also bei Google einfach Getting Things dann ein und gerade bei To do it findest du einen sehr guten Artikel über die Umsetzung sowie eine Anleitung. Das zweite noch mit auf den Weg geben. Und zu guter Letzt darfst du dich auch noch fragen, ob du eine Lerche oder eine Eule bist. Ja, und auch wenn dieser Vergleich ein alter Hut aus dem Zeit und Selbstmanagement ist es ist durchaus beachtenswert. Nämlich gerade dann, wenn du anspruchsvolle Aufgaben zu erledigen hast, vor allen Dingen die, die eine hohe Denk und Konzentrations Leistung von dir erfordern. Bist du also eher eine Lerche, die früher Morgen fit wie ein Turnschuh ist, dann versuche solche Aufgaben auch tatsächlich auf den Vormittag oder auf den Morgen zu legen. Bist du aber eher so der Typ Eule, der morgens und nicht mal weiß, wie er eigentlich heißt, wo man auf der Welt ist, dann verschiebe wichtige und komplexe Aufgaben in den Nachmittag und komm mir jetzt nicht mit, Verena, aber ich bin ja angestellt. Ich kann das ja nicht immer alles so klar, wie ich will. Ja, Herrgott, das weiß ich. Aber ich glaube, du weißt, was ich dir sagen möchte, wenn ich sage Probier es aus und versuche dir deinen Platz im Vormittag zu legen. Oder Spätnachmittag früher Abend. Bitte nicht nachts arbeiten. Das meine ich damit nicht. Wenn ihr das macht, muss ich noch ein Achtsamkeitspraxis aufnehmen. Beizeiten. Ja, und dann gibt es da noch diese Sache mit den Schreibtischen. Räum deinen Schreibtisch auf, ja, räum den Schreibtisch auf, meine ich ernst. Denn so wie es auf deinem Schreibtisch aussieht, so ist es auch in deinem Kopf. Und wenn ich euch jetzt sage, was ich schon alles gesehen habe und mich dann oft ernsthaft frage, wie man so überhaupt das Gefühl haben kann, auf der Arbeit zu sein. Die Yucca Palme neben dem Bild der Kinder Oma, Opa, Katze, Hund, Kanarienvogel, der Schoko Weihnachtsmann von 1998, der kleine Glücksbringer der Kollegin €20000 Ablage Fechter Stifte, mit denen man drei Kinder glücklich machen könnte und und und. Nicht zu vergessen ein Haufen Wild umher geklebt Apostels in verschiedenen Farben. Macht das weg. Wirklich. Mach das weg. Räume abends auf, bevor du gehst, damit du morgens einen sauberen und geordneten Arbeitsplatz vorfinden. Kommst du ins Chaos, dann geht auch dein Tag entsprechend los. Und ich glaube, mehr muss ich dazu gar nicht mehr unbedingt sagen. Was aber auch durchaus hier wieder zum Tragen kommt. Und ich weiß, ich bin an der Stelle ein Wiederholungstäter oder Erholungszeit darin. Du bist auch hier in dem Punkt Priorisierung Vorbild für deine Mitarbeitenden, für deine Kolleginnen und so weiter. Fakt ist Bist du ein kleiner Chaot, wird sich das in deinem Umfeld widerspiegeln. Es kann also nicht schaden, wenn du auch bei diesem Thema so ein bisschen mal seine Außenwirkung überprüft, mal reflektiert und sagst Ha, wenn ich so den Blick über meinen Schreibtisch schweifen lasse, dann sieht er ungefähr so aus, wie wir ihn gerade beschrieben hat. Oder ich bin ansonsten chaotisch, treffe keine Entscheidung whatever. Also guck einfach wirklich mal bei dir hin. Was ist es denn? Und dazu hilft dir auch noch mal Folge 40, wo ich diese 8 Fehler in der Priorisierung dargelegt habe. Und abgesehen davon werden dich auch deine Mitarbeitenden fragen, wie sie was priorisieren sollen, können, dürfen müssen. Und idealerweise solltest du dann zumindest eine gute Idee haben, wie du sie unterstützen kannst oder was sie mit auf den Weg geben kannst. Ja, wir leben da draußen und damit verabschiede ich mich aus zwei Folgen zum Thema Priorisieren und ich hoffe, ich konnte ein wenig Licht ins Dunkle bringen. Wenn ihr zu dem Thema Fragen habt oder auch Unterstützung braucht, dann meldet euch gerne unter www. Verena Typekit oder schreibt mir einfach eine Mail an Hello Verena minus Kipppunkt. Die. Wenn euch mein Podcast gefällt, dann lass mir gern ein Like oder eine kleine Bewertung bei Spotify oder Antunes. Und wenn ihr nicht genug von mir bekommen könnte, dann wisst ihr ja. Ihr könnt einfach mein Podcast Kanal auch abonnieren. Kontaktaufnahme sehr gerne über Social Media auf all meinen Kanälen oder aber per E-Mail. In diesem Sinne wünsche ich euch eine wunderbare Zeit. Passt gut auf euch auf und wir hören uns nächste Woche. Alles. Liebe. Eure Verena.